Como iniciar um plano de 401k para sua pequena empresa em 7 etapas

Você quer abrir um 401K para os funcionários da sua empresa, mas não sabe como? Se SIM, aqui estão 7 passos simples sobre como iniciar um plano 401K para sua pequena empresa.

Se você é um pequeno empresário baseado nos Estados Unidos, então é provável que você tenha ouvido falar do plano 401 (k). Mas você realmente entende o que isso significa e porque é importante? Você sabe como começar com o plano, mesmo se você perceber o quão benéfico poderia ser ?

Se as suas respostas a essas perguntas forem negativas, este artigo é para você, pois explica os princípios básicos que você precisa saber sobre os planos 401 (k), sua importância e como você pode começar.

O que é um plano 401 (k)?

Um plano 401 (k) é uma opção de aposentadoria patrocinada pelo empregador que permite que os funcionários contribuam com fundos regulamentados para suas contas de aposentadoria. Essa contribuição reduz a responsabilidade tributária de um funcionário e, ao mesmo tempo, permite que eles economizem nos dias em que não podem mais obter uma renda. Quando o funcionário atinge uma certa idade, conforme determinado pela lei, ele recebe as contribuições que fez em suas contas.

Em vez de oferecer planos de aposentadoria que proporcionam uma renda mensal fixa aos aposentados, muitas empresas mudaram para planos de contribuição definida, como os planos 401 (k), que exigem que os funcionários invistam seus próprios salários, às vezes junto com o empregador.

Os empregadores geralmente recebem benefícios fiscais por combinar as contribuições dos funcionários, que estão fazendo algumas contribuições nas contas 401k de seus funcionários. A correspondência também fornece um bom incentivo para que os funcionários participem do plano e, como tal, é mais provável que os funcionários contribuam para um plano quando um empregador está correspondendo às contribuições.

Na realidade, a criação de um plano de aposentadoria pode ser mais fácil e mais acessível do que a maioria dos empregadores pensa, porque muitos planos não têm nenhuma taxa inicial de instalação ou manutenção. Além disso, você pode obter créditos fiscais e outros incentivos para iniciar um plano de aposentadoria.

Por exemplo, quaisquer custos incorridos durante a configuração provavelmente são elegíveis para reduções de impostos e, quando o plano estiver em funcionamento, as contribuições do empregador em nome dos funcionários serão deduzidas do imposto de renda.

É um fato que muitos empregadores já fornecem planos de previdência (401) para suas equipes. A Sociedade para a Gestão de Recursos Humanos (SHRM) descobriu que 94 por cento das empresas forneceram algum tipo de plano de aposentadoria em 2016. Além disso, 74 por cento forneceram uma correspondência em algumas ou todas as contribuições de seus funcionários para esses planos. Se os outros estão fazendo isso, então você também pode fazê-lo. Aqui está como você pode começar.

Por que o plano 401 (k) é importante?

Um plano 401 (k) ajuda a criar uma maneira simples, com vantagem fiscal, de economizar dinheiro para a aposentadoria. Assim, ao estabelecer planos 401 (k) para seus funcionários, você está enviando sinais de que realmente se importa com eles e sobre o que acontece com eles quando se aposentam. Isso motivará seus funcionários a serem mais comprometidos e contribuírem mais para o crescimento e sucesso de seus negócios.

Assim, quando você estabelece um plano 401 (k) para seus funcionários, você os ajuda diretamente a planejar uma aposentadoria feliz e indiretamente a contribuir para o crescimento de seu próprio negócio.

Além disso, oferecer um plano de aposentadoria 401 (k) para seus funcionários é uma maneira inteligente de ajudar a nivelar o campo de atuação profissional entre sua pequena empresa e empresas maiores dentro e fora de sua indústria.

Além da vantagem anteriormente declarada de motivação para seus funcionários, um bom plano de aposentadoria pode ajudá-lo a atrair pessoas talentosas no desafiador mercado de trabalho de hoje ( já que eles só procurarão empregos em empresas que tenham planos de longo prazo para eles ).

Outra vantagem do plano 401 (k) é que ele pode ajudá-lo a desfrutar de certas vantagens fiscais que podem estar disponíveis para você como empregador que oferece o plano. Portanto, seus funcionários não são os únicos beneficiários diretos; você também pode se beneficiar.

Fatores que ajudariam você a considerar qual plano é ideal para o seu negócio

  • O número de funcionários que você tem

Seus funcionários são a primeira coisa que você deve olhar quando você pensa em obter um 401k, porque o número de funcionários que você influenciaria que tipo de plano você teria. Se você não tiver funcionários além de você, seu cônjuge ou seu parceiro de negócios e desejar os limites de contribuição mais altos possíveis, considere um 401 (k) por conta própria.

Se você tiver planos de contratar funcionários no futuro, ou se já tiver funcionários, talvez seja necessário escolher entre um SEP IRA e um SIMPLE IRA, ambos podem abranger funcionários.

Depois disso, você teria que decidir se deseja financiar as contas de seus funcionários (SEP) ou se deseja que seus funcionários contribuam (SIMPLES). Ter todos esses detalhes devidamente analisados ​​diria qual plano seria o melhor para o seu negócio.

  • Quanto você pode contribuir

Depois de considerar seus funcionários, você agora precisa pensar em quanto de flexibilidade deseja em termos de limites de contribuição e em quem deseja ser responsável por fazer essas contribuições.

Um plano 401 (k) autônomo oferece as maiores contribuições possíveis porque reconhece que os trabalhadores autônomos podem ser empregados e empregadores. Na verdade, como funcionário, você pode fazer adiamentos eletivos de até US $ 18.500 para 2018.

Como empregador, você pode fazer uma contribuição de participação nos lucros de até 25% de compensação, até um máximo de US $ 55.000 para 2018. Se sua empresa não for incorporada, geralmente você poderá deduzir as contribuições para si mesmo de sua renda pessoal. Se a sua empresa é incorporada, a corporação geralmente pode deduzir as contribuições como uma despesa comercial.

O número de funcionários que você tem ou não influenciaria o tipo de plano que você escolheria. Se você tem um negócio com renda variável e quer mais flexibilidade, você pode considerar um SEP IRA. Apenas lembre-se de que, se você tiver funcionários em anos nos quais você contribui, você deve contribuir com a mesma porcentagem para eles ao contribuir para si mesmo.

Por outro lado, se você quiser que seus funcionários ajudem a financiar sua conta de aposentadoria, convém considerar um IRA SIMPLES, disponível para empresas com até 100 funcionários.

  • Fácil de usar

Como uma pequena empresa, você nunca deve escolher um plano de 401k que é muito complicado para você. Procure um plano simples e direto que facilite a mudança e controle as contas de seus funcionários. O objetivo é incentivar os funcionários a contribuírem para o 401 (k), e não afastá-los porque a experiência é confusa. Novamente, se você obtiver um plano que é muito complicado para você gerenciar, você corre o risco de falhar em seus testes anuais.

Coisas que você precisa saber antes de planejar a criação de um plano de 401k para o seu negócio

É um facto que muitas empresas confiam a criação de seus planos de 401k para terceirização de empresas. Isso em si não é ruim, e mesmo se você também decidiu terceirizar o seu, ainda há coisas que você precisa saber antes de embarcar nesta jornada. Eles incluem;

  • Saiba como um plano de 401k beneficiaria sua empresa

As empresas criam um 401k por diferentes razões, e você precisa saber por que sua empresa precisa de um desses planos. Não fazer isso significaria que você não maximizaria as oportunidades apresentadas por ele. Se você precisa de seu 401k para ser uma ferramenta que lhe permita ser competitivo no mercado, desenhe o plano de tal forma que seus funcionários sejam recompensados.

Se você precisar dele como uma ferramenta de retenção, crie salvaguardas e incentivos que levem os funcionários a permanecer na empresa e com o plano. Se você quiser que ele seja uma ferramenta para compensar o gerenciamento, faça as contribuições da empresa para que elas fluam para a administração de uma maneira que seja legítima. Você também deve analisar a demografia de seus funcionários antes de criar um plano para não perder tempo.

  • Existem taxas envolvidas no plano

Criação de um plano de 401k vem com uma taxa, especialmente se você é proprietário de uma pequena empresa. Se você se enquadra nessa categoria, é necessário orçamentar entre US $ 1.500 e US $ 3.000 para colocar um 401 (k) em funcionamento. Pode até ser mais do que isso em algumas circunstâncias, e pode ser menor do que isso também.

Algumas das taxas que geralmente culminam nesse valor incluem; taxas de administração, taxas de investimento (que são deduzidas do retorno do investimento) e talvez até taxas de serviço individuais que cada participante do plano deve pagar. Você poderia ser informado sobre essas taxas, uma vez que você perguntar. Algumas empresas podem conseguir que a taxa seja dispensada, mas isso geralmente é reservado para grandes empresas.

  • O 401k tem diferentes tipos

Existem muitos tipos de 401ks existentes, mas a maioria dos empregadores oferece um plano 401 (k) tradicional ou um plano 401 (k) de porto seguro. Em um plano tradicional, você contribui com uma porcentagem da receita para cada funcionário ou corresponde ao valor que seus funcionários decidem colocar em sua conta.

Você pode até fazer as duas coisas. Obviamente, você tem que permanecer dentro dos limites da lei tributária atual: US $ 16.500 para pessoas com menos de 50 anos, com pessoas com mais de 50 anos que podem receber contribuições de até US $ 22.000 por ano. O valor total máximo que pode ser contribuído por você e seu funcionário é de US $ 49.000.

O plano do porto seguro é bastante semelhante ao acima, mas as contribuições obrigatórias do empregador devem ser totalmente adquiridas quando são feitas.

  • Você seria obrigado a passar por testes anuais

Para planos 401 (k) tradicionais, há um teste anual que garante que todos os funcionários possam se beneficiar de um 401 (k) como eles merecem. Um funcionário que faz $ 110.000 ou mais por ano é considerado um funcionário altamente remunerado (HCE), e os empregadores são obrigados a testar para garantir que os benefícios do plano não sejam desequilibrados em favor dos HCEs em relação aos funcionários não altamente remunerados (NHCEs) .

Existem dois testes para medir isso: um teste de porcentagem de adiamento real (ADP) e um teste de porcentagem de contribuição real (ACP). Se esses testes falharem, o 401 (k) pode perder seu status de qualificação de impostos, e todas as contribuições e ganhos teriam que ser distribuídos a todos os participantes do plano. Se isso acontecer, a baixa renda dos funcionários do salário pode não se importar, mas seus maiores salários seriam afetados.

Como iniciar um plano de 401k para sua pequena empresa em 7 etapas

Configurar um plano 401 (k) para o seu negócio não é tão complicado quanto você imagina. Na verdade, nunca foi tão fácil para um pequeno empresário comprar um plano e iniciá-lo. Aqui estão os passos envolvidos na criação de um plano 401 (k) para o seu negócio:

  1. Determinar se deve ou não obter ajuda profissional

Uma das primeiras decisões que você precisa tomar quando embarcar nesse tipo de projeto é se vai montar o plano sozinho ou contratar um profissional para ajudá-lo a fazer o seu plano decolar. Configurar o plano e mantê-lo você mesmo será mais econômico, é claro, mas pode levar mais tempo.

A maioria dos proprietários de pequenas empresas acha que é mais fácil e mais econômico usar os serviços de um profissional externo. Um profissional que pode ajudá-lo nessa área pode ser um administrador terceirizado, um provedor de fundos mútuos ou uma seguradora.

Se você é proprietário de uma pequena empresa, a melhor opção possível para você seria provavelmente um administrador terceirizado. Essa pode ser a melhor opção para você porque sua pequena empresa pode não receber tanta atenção de um serviço que geralmente trabalha com empresas e corporações de médio ou grande porte. Os empregadores que decidem usar um administrador de terceiros podem escolher entre as opções de investimento.

Se você é um proprietário de empresa de médio porte, a melhor escolha possível para você seria um provedor de fundos mútuos. Esses provedores têm vários planos diferentes que estão disponíveis para você usar. Eles também têm taxas de inicialização muito baixas e custos anuais de manutenção para seus planos básicos de aposentadoria. Embora os provedores de fundos mútuos sejam ótimos para empresas de médio porte, eles não são a opção mais adequada se você estiver procurando por um plano mais complexo.

Se você é um grande empresário, a melhor escolha possível para você pode ser uma companhia de seguros. Essas empresas são melhores para administração de planos de aposentadoria complexos. As companhias de seguros oferecem uma variedade de opções de investimento, incluindo opções de investimento em fundos mútuos, se você estiver procurando por requisitos de crescimento mais altos.

No entanto, esses planos podem ser caros para serem iniciados. Isso não será um problema para sua empresa se for uma empresa grande e lucrativa. É por isso que é mais adequado para empresas maiores, em oposição a empresas menores que não obtêm grandes lucros.

2. Descubra qual é o plano certo para você

Existem três tipos de planos 401 (k):

  • O plano Safe Harbor 401 (k)
  • O plano tradicional 401 (k)
  • Plano simples 401 (k)
  • O plano de participação nos lucros 401 (k)

Eu. Safe Harbor 401 (k) : Este tipo de plano é muito parecido com o tipo de plano tradicional. A única diferença é que os empregadores são obrigados a fazer contribuições para seus empregados 401k contas. Ao comprometer-se a fazer essas contribuições, um plano consegue ignorar o teste de não discriminação. Empresas de qualquer tamanho podem oferecer um plano de Safe Harbor.

O plano Safe Harbor, que é a opção mais popular para pequenas empresas com poucos funcionários, permite que os proprietários de empresas contribuam com o valor máximo de diferimento permitido sem restrições em troca de fornecer uma contribuição correspondente às contas de seus funcionários.

ii. Tradicional 401 (k) : Neste tipo de plano, os empregadores de pequenas empresas têm a flexibilidade de escolher entre não fazer contribuições para as contas 401k de seus funcionários, fazer certas contribuições ou igualar uma parte do salário que os funcionários pagam.

Um empregador também pode configurar essas contribuições com um período de vesting para garantir a redução da rotatividade de funcionários. Os funcionários podem fazer contribuições por meio de deduções na folha de pagamento. Normalmente, os testes de não discriminação são realizados todos os anos para garantir que os proprietários de empresas mantenham o seu próprio lado no negócio.

O plano tradicional permite que os proprietários personalizem seu plano. Os donos de empresas têm mais opções em relação às contribuições do empregador, aos horários de aquisição e até mesmo à escolha de não corresponder a todos.

iii. SIMPLES 401 (k) : SIMPLES é na verdade um acrônimo para o Plano de Correspondência de Incentivos de Poupança para Funcionários. Um plano simples é melhor para empresas com 100 ou menos funcionários. Semelhante ao plano Safe Harbor, os planos SIMPLE exigem que os empregadores façam contribuições para as contas 401 (k) de seus participantes, que são adquiridas imediatamente. Os planos SIMPLES também estão isentos de testes de não discriminação.

iv. Os planos de participação nos lucros são preferidos por empresas parceiras, como escritórios de advocacia, que recompensam os funcionários com base nos grupos em que se inserem ( por exemplo, parceiros, advogados e funcionários ). Há também o plano 401 (k) individual menos comum para proprietários de pequenos negócios autônomos.

3. Escolha um provedor e compre seu plano

Há muitas perguntas que você precisa fazer sobre cada provedor antes de decidir escolhê-las ou não. O provedor tornou o processo de compra de um plano 401 (k) simples ou complexo? O plano se ajusta às necessidades básicas de seus funcionários? O fornecedor pode gerenciar a lista de investimentos de sua empresa? As taxas de seus funcionários serão mantidas abaixo de um por cento ? Escolha apenas um provedor que responda a essas perguntas de maneira afirmativa.

4. Coloque seu plano em um documento

Depois de selecionar um tipo de plano, você precisa criar um documento por escrito que sirva de base para administrar suas operações comerciais. A menos que você contrate uma instituição profissional ou financeira para estabelecer e manter o plano 401 (k), você precisará criar um documento de plano por escrito por conta própria.

Se uma instituição profissional ou financeira estiver lidando com o plano para você, ele escreverá o plano por escrito. O plano escrito precisa ter todos os termos e condições do seu plano 401 (k). É um documento juridicamente vinculativo, então você pode querer recorrer a um profissional para obter ajuda.

Seu documento precisa listar o tipo de plano 401 (k) que você decidiu e quais recursos deseja que o plano tenha (ou seja, os valores de elegibilidade e contribuição dos funcionários). Você também precisa detalhar o processo de contribuição e distribuição de fundos.

5. Definir qual porcentagem dos salários será deduzida

Você e seus funcionários poderão selecionar o percentual de salário para contribuir com cada salário. A maioria dos especialistas recomenda 10% do salário como um bom ponto de partida.

6. Adoptar um fundo fiduciário para os activos do seu plano

O objetivo da criação de um plano de 401k é coletar contribuições em nome de seus funcionários, e todas as contribuições de funcionários e empregadores precisam ser mantidas em um local seguro por um custodiante e monitoradas por um administrador. Ao organizar a confiança, você precisa selecionar um trustee.

Isso garante que os fundos sejam utilizados apenas pelos participantes e seus beneficiários. Decidir sobre um administrador é uma parte importante do estabelecimento de um plano, pois eles devem lidar com as contribuições, planejar investimentos e distribuições.

7. Configurar um sistema de registros

Você deve criar uma maneira de acompanhar as contribuições de funcionários e empregadores, ganhos e perdas, planejar investimentos, despesas e distribuições. Se você terceirizar o plano para uma instituição profissional ou financeira, eles vão lidar com a manutenção de registros em seu nome. Se você está fazendo isso sozinho, você pode considerar o uso de software de folha de pagamento ou serviços de folha de pagamento SaaS. Seu sistema de manutenção de registros é importante para preparar relatórios anuais, os quais você deve fazer.

8. Informar seus funcionários sobre o plano em terra

Depois de ter definido um plano e decidido como administrá-lo, você precisa informar os funcionários elegíveis sobre suas opções e também educá-los sobre quanto dinheiro eles podem precisar durante a aposentadoria.

Prepare uma descrição do plano de resumo (SPD) para distribuir aos funcionários qualificados no plano 401 (k). Isso permite que os funcionários qualificados saibam o que esperar do plano. O SPD deve ter informações sobre a elegibilidade do empregado, contribuições, quando é investido, distribuições, reclamações e direitos e responsabilidades do empregado.

9. Comece a desfrutar dos benefícios

Embora os principais benefícios da criação de um plano 401 (k) sejam a longo prazo, existem benefícios de curto prazo para o seu negócio, como créditos fiscais anuais e deduções.

Como manter o plano 401 (k) da sua empresa

Escolher um plano de 401k para sua pequena empresa e configurá-lo para uso é apenas o começo. Para garantir que seu plano continue a servir seus funcionários e a si mesmo, há certas coisas que você precisa anotar.

Dependendo do tipo de plano 401 (k) que você escolher, será necessário realizar testes de não discriminação, fazer contribuições do empregador, reportar informações do plano e acompanhar as taxas. Se não, você pode incorrer em penalidades para si mesmo.

  • Seu plano tem que passar por testes anuais

Se você possui um plano 401 (k) tradicional, ele está sujeito a testes 401 (k) anuais para garantir que todos os funcionários sejam beneficiados, e não apenas funcionários altamente remunerados.

Existem dois tipos de testes que você precisa realizar: os testes Porcentual de Diferimento Real (ADP) e Porcentagem de Contribuição Real (ACP). Esses testes comparam diferimentos salariais de funcionários altamente remunerados a funcionários não altamente remunerados. O teste não discriminatório é basicamente usado para manter os empregadores sob controle. Se você falhar neste teste repetidamente, você incorrerá em penalidades para si mesmo.

  • Você tem que remeter contribuições

Desde que você deduzir dinheiro 401k de salários, você é obrigado a fazer contribuições do empregador, se você tem um porto seguro ou plano SIMPLE 401 (k). Tenha em mente que pode haver multas por contribuições atrasadas no plano 401 (k), então você deve garantir que suas contribuições sejam sempre pontuais.

  • Faça seus relatórios

Para a maioria dos planos 401 (k), é necessário apresentar o Formulário 5500, Relatório de Retorno Anual / Relatório de Benefícios a Empregados (Formulário 5500-SF ou Formulário 5500-EZ, se aplicável). Esse retorno anual é feito eletronicamente.

Você precisa distribuir esses relatórios para os participantes também. Você também deve se lembrar de fornecer um resumo da modificação de material (SMM) quando seus funcionários fizerem alterações em suas informações. Você também deve distribuir uma declaração de benefícios individuais (IBS) para mostrar aos participantes do plano seus benefícios totais. Uma outra coisa que você tem que fazer aqui é distribuir um relatório anual resumido (SAR) quando você arquiva o formulário 5500 assim os participantes sabem que você relatou ao IRS, e que sua instalação é legítima.

  • Anote suas taxas e encargos

Tenha em mente que o preço que você paga por um plano 401 (k) não pára de configurá-lo. Normalmente, você está olhando para pagar taxas de administração do plano, taxas de investimento e taxas de serviço individuais.

As despesas de manutenção de registros geralmente variam de 0, 25% a 1% do dinheiro do plano, enquanto as despesas de gerenciamento de investimentos variam dependendo do gerente e das opções de investimento. Adicione e os custos podem chegar facilmente a 3%. Além disso, qualquer plano com mais de 100 participantes deve passar por uma auditoria anual, o que pode aumentar o custo.

Há também planos que cobram uma taxa fixa, como o Online 401 (k) tem planos para pequenas empresas (até 100 trabalhadores) que começam em cerca de US $ 1.200 anualmente, além de uma taxa mensal de US $ 4 por funcionário.

Novamente, se o provedor do plano terceirizar muitas das principais funções, incluindo conformidade, manutenção de registros e consultoria de investimento, você poderá acabar pagando muito em taxas ocultas. Procure um plano que faça isso internamente - e, no mínimo, certifique-se de entender todas as taxas envolvidas. Pergunte sobre as taxas de instalação, as taxas mensais, as taxas anuais, as taxas do formulário 5500 e se um fornecedor espera que você pague taxas a qualquer outra pessoa.